Kasulik abimees – õiguslik audit

Soovid investeerida äriühingusse, ettevõttesse või kinnisvarasse. Kuidas saada täpsem ettekujutus selle kohta, millesse sa oma raha tegelikult paigutad? Oled üles ehitanud oma äri, nüüd aga oled huvitatud uue investori kaasamisest või firma müümisest. Kas sa tead täpselt, mida sa müüd? Sellistele küsimustele peaks muuhulgas aitama vastuseid leida õiguslik audit. Mida tähendab õiguslik audit ja kuidas seda läbi viiakse?

Mis on õiguslik audit?

Õiguslik audit tähendab müüdava ühingu või varaga seonduvate õiguslike riskide ja asjaolude ülevaatamist, hindamist ja analüüsi, mille tulemusel koostatakse leitud asjaolusid ja riske kirjeldav raport. Õiguslik audit on tihti osa laiemast ühingu või vara auditist, kusjuures lisaks õiguslikule auditile tuntakse praktikas finants-, maksu-, keskkonna-, majanduslikku ja tehnilist auditit.

Kõige sagedamini kasutatakse auditeerimist äriühingute osade ja aktsiate, ettevõtete kui vara kogumi ning kinnisvara müügitehingutes. Lisaks viiakse auditeid läbi enne aktsiate avalikku esmapakkumist. Auditi läbiviimist võib aga näiteks nõuda ka tehingut finantseeriv pank finantseerimise eeltingimusena, et saada kindlust raha perspektiivika paigutamise osas.

Auditi tähendus

Enamasti viiakse audit läbi ostja poolt eesmärgiga saada parem ettekujutus müügiobjektist ning sellega seonduvatest riskidest. Samuti on üheks auditi eesmärgiks varustada ostja informatsiooniga tehingu läbirääkimisteks, olgu see siis võimalus tingida hinna, müüja kinnituste või vastutuse üle.

Harvad ei ole ka juhud, kus auditi viib oma äriühingu või vara osas läbi müüja ise – selliselt on võimalik enne planeeritavat tehingut ise kaardistada võimalikud riskid ja korrastada müügiobjekti majapidamine, samuti võib müüja selliselt ennetada ebameeldivaid üllatusi läbirääkimistel.

Võib küsida, kelle huve teenib audit rohkem – kas müüja või ostja? Ühest küljest on auditi eesmärk anda ostjale ettekujutus sellest, kuhu ta oma raha investeerib ning mis on võimalikud riskid seoses investeeringu objektiga, olgu selleks siis äriühing või (kinnis)vara. Alahinnata ei maksa ka võimalust saada vajalikku teavet hinnaläbirääkimiseks. Teisest küljest aga on müüjal võimalik auditi tulemusel oluliselt piirata oma võimalikku tulevast vastutust seoses müügiobjekti puudustega – mida rohkem teavet müüja avaldab, seda väiksem on ostja võimalus tulevikus väita, et ta ostu sooritades tegelikult ühest või teisest puudusest ei teadnud ega pidanudki teadma ning seeläbi veeretada müüjale vastutust asjaolude eest, mis on ostjale auditi käigus avaldatud. Seetõttu võiks väita, et auditi läbiviimine on ühtviisi nii ostja kui ka müüja huvides.

Kuidas valmistuda auditiks?

Kuidas peaks müüja ja eelkõige juhtkond valmistuma auditiks? Muuhulgas oleks soovitav mõistliku hoolega fikseerida nõukogu ja osanike või aktsionäride otsused, kaardistada tehingud, mille pooleks on ühing, kontrollida, kas olulised ühingut või vara puudutavad lepingud on olemas ja allkirjastatud ning kas ühingut või vara puudutavad võimalikud load ja litsentsid on omandatud ja kehtivad.

Soovitav oleks vältida tehinguid seotud osapoolte vahel, mille tingimused oluliselt erinevad turutingimustest ja võivad seeläbi kaasa tuua maksuriske ning kontrollida selliste tehingute vastavust turutingimustele. Võimalusel võiks olulisemad kokkulepped nii klientide kui hankijatega vormistada kirjalikult ning hoolitseda selle eest, et juhatuse ja nõukogu liikmete volitused kehtiksid.

Samuti võiks müüja enne olulisemat tehingut kaaluda ise ühingu või vara auditeerimist, et ennast tehinguks paremini ette valmistada, kaardistada enda jaoks võimalikud puudused ja riskid (sh asjaolud, mille pinnalt võiks ostja hinna alandamist nõuda) ning need võimalusel juba enne tehingut korrastada.

Lisaks „majapidamise“ korrastamisele tuleks enne auditi algust tuvastada ja kokku panna auditi materjal, mis ei pruugi olla alati lihtne ülesanne. Sageli on materjali esitamise aluseks olev ostja poolt esitatud auditi küsimustik üldistatud ning vajab analüüsi, kas ja millised materjalid ostjale esitada tuleks. Siinkohal võiks auditit ette valmistavale juhtkonnale soovitada nõustaja kaasamist, kuna edasise protsessi sujuvusel ei saa alahinnata kvaliteetselt kokku pandud auditi materjali tähtsust. Subjektiivsest küljest loob see hea mulje auditi läbiviijatele, objektiivselt võib aga oluliselt lihtsustada ja kiirendada auditi läbiviimist, mis omakorda tähendab väiksemat aja- ja närvikulu eelkõige müüja juhatusele.

Auditi materjali kokkupanemisel tuleks tähele panna, et materjal peab olema täielik (näiteks et dokumentide lisad või leheküljed ei ole puudu) ning lepingud allkirjastatud. Auditi käigus esitatav dokumentatsioon tuleks organiseerida teemade kaupa ning üles loetleda eraldi nimekirjas, mis peaks hilisemalt omama tähtsust eelkõige müüja vastutuse piiramisel ja tõendama, milliseid materjale auditi läbiviijad on näinud, ehk – millistest asjaoludest ostja peaks teadlik olema.

Auditi protsess

Õigusliku auditi protsess algab tavaliselt auditi reeglite paikapanemisega ostja ja müüja vahel ning küsimustiku edastamisega müüja juhtkonnale. Küsimustikule tuginedes peaks juhtkond kokku panema auditi materjali.

Materjali esitamiseks auditi läbiviijatele on mitmeid mooduseid: materjali võib esitada paberkujul, kuid tänapäeval on levinum spetsiaalselt auditite läbiviimiseks välja töötatud elektrooniliste keskkondade kasutamine. Võrreldes materjali paberkujul esitamisega on elektroonilise keskkonna kasutamine kindlasti mugavam viis auditi läbiviimiseks ning aitab nii müüjal kui ka ostjal omada paremat ülevaadet auditi läbiviijatele esitatud materjali ja täiendavalt antud teabe kohta.

Kuna enamasti ei rahuldu auditi läbiviijad vaid auditi küsimustiku alusel esitatud materjaliga ning harilikult tekib selle materjali pinnalt täiendavaid küsimusi, peaks juhtkond olema valmis vastama auditeerijate täiendavatele küsimustele ja esitama vajadusel auditi läbiviijatele täiendavat materjali. Ka seetõttu on oluline, et juhtkond oleks ise hästi kursis ühingu tegevuse, vara ja sõlmitud lepingutega.

Reeglina viiakse auditi raames läbi ka intervjuu juhtkonnaga. Juhatuse intervjuul arutatakse küsimusi, mis auditi läbiviijatel on tekkinud ning see on heaks võimaluseks müüjale ja selle juhtkonnale jagada autentset teavet ja selgitusi müügiobjekti, selle omaduste ning võimalike riskide osas.  Mõistlik oleks juhatuse intervjuud protokollida, et ka hiljem oleks võimalik fikseerida, millist teavet juhatuse auditi läbiviijatele andis.

Audit – kas sõber või vaenlane?

Olgu auditi läbiviijaks ostja või müüja ise, tegemist on alati aja- ja töömahuka ettevõtmisega, mis asetab müüja juhtkonnale suure koormuse ja vastutuse – tavaliselt on juhtkond see, kes peab tegema ettevalmistused auditiks, kokku panema vajaliku materjali, osalema intervjuul ning olema valmis vastama auditeerijate täiendavatele küsimustele. Kuna auditi läbiviimine asetab juhtkonnale märkimisväärse koorma, nähakse auditis sageli tüütut kohustust. Arusaadavalt jääb juhtkonnal auditi kõrval vähe aega ühingu igapäevase juhtimisega tegelemiseks. Paraku sõltub aga praktikas auditi läbiviimise kiirus ja edukus enamasti just juhtkonna kompetentsusest ning valmisolekust koostööks.

Olenemata sellest, et audit on müüja juhtkonnale enamasti koormav ja aeganõudev lisatöö, võib see olla kasulik abimees, et korrastada igapäevaste kiirete tegemiste vahel unarusse jäänud dokumentatsioon, saada ka ise parem ettekujutus sellest, mis olukorras on ühing või vara ning seeläbi kaardistada võimalikud puudused, mis muidu võiksid kaasa tuua juhatuse vastutuse. Samuti peaks müüja juhtkond silmas  pidama, et sujuv koostöö investoriga auditi läbiviimisel võib olla juhtkonna tagatis tulevasel edukal koostööl investori kui ühingu uue omanikuga.

Selleks, et auditist kujuneks pigem sõber kui vaenlane, oleks soovitav enne auditi algust võimalikult hoolikalt läbi mõelda, kas ja millisel moel saaks juba ennetavalt korrastada võimalikud müügiobjekti puudused ning kas oleks mõistlik sel eesmärgil läbi viia müüja enda poolt müügiobjekti audit. Samuti oleks müüjal soovitatav auditi läbiviimisel kaasata nõustaja, kes saaks abiks olla nii protsessi korraldamisel kui ka kvaliteetse ja asjakohase auditi materjali komplekteerimisel, et kergendada müüja juhatusel lasuvat vastutust ja tööd.